Лента событий  — личный информационный канал бухгалтера

Бухгалтерский учёт это как собирать мозаику! Необходимо собрать много разных кусочков мозаики, чтобы получилась полная и красивая картина бизнеса. Конечно, мозаику надо собирать вместе с коллегами, партнёрами, клиентами.

Бухгалтер, который обслуживает несколько компаний, собирает много мозаик одновременно.

Безусловно, бухгалтер всегда должен быть в курсе рабочих процессов клиента. Он принимает своевременное и активное участие в решении различных задач. Он всегда должен знать когда надо поставить «нужный» кусочек мозаики.

Но как быстро переключаться между компаниями не теряя много времени на нахождения начальной точки для обработки документов и выстраивания линии работы?

Всё происходит быстро и естественно, так как в PayTraq у меня есть свой канал получения информации — лента событий.

Лента событий – это поток информации который формируется из записей по всем текущим процессам происходящим в бизнесе, таким как: продажи, закупки и платежи.

Ленту событий формируют записи по всем компаниям с которыми работает бухгалтер.

В ленте событий отражается не только создание какого-либо документа, например счета, но и изменения статуса этого документа, например, с «в ожидании оплаты» на «оплачен». Для денег запись в ленте это отражение прихода и ухода денежных средств по счетам.

Итак, преимущества, которые даёт лента активности:

Во-первых, это быстрый просмотр последней активности клиентов и коллег, что в свою очередь способствует построению линии обработки документов и обеспечиванию качественных бухгалтерских услуг.

Во-вторых, мониторинг ленты даёт представление о частоте обработки документов и выдачи бухгалтерской информации, что помогает планировать рабочее время и распределять нагрузку между коллегами.

В-третьих, посредством ленты можно обеспечить контроль выполнения задач и поручений, как между коллегами, так и со стороны клиент — бухгалтер или бухгалтер — клиент. Контроль снижает время простоя и способствует непрерывному процессу обработки документов, что в свою очередь увеличивает объём бухгалтерских услуг.

Может сложится впечатление, что преимущества от использования ленты событий может получать в основном бухгалтер. Но это конечно не так!

Эффективно использовать ленту событий конечно может не только бухгалтер. Для руководителя это будет поток актуальной информации, который позволяет не только следить за происходящим, но и, например, быстро проконтролировать выполнение поставленных задач.

Также очень важно, что лента событий позволяет клиенту всегда в курсе работы бухгалтера. И это очень позитивно, так как клиент видит на каком этапе находится обработка его компании и за какой период актуальны бухгалтерские данные, что вносит гармонию во взаимоотношения с клиентом.

Важно когда у клиента есть независимый доступ к результатам работы стороннего бухгалтера, в простом виде, а не в виде бухгалтерских проводок.

И ещё, в ленте есть еженедельный дайджест. Это «выжимка» за неделю по остаткам дебиторов, кредиторов и денег. А так же доход, расход и операционная прибыль с начала финансового года. Ключевые цифры для оценки «недели» из жизни бизнеса!

The event feed is a personal data channel for an accountant.

Accounting is like collecting puzzle. You need to put various pieces together to get the full and beautiful picture of the business. The puzzle certainly should be set team up with your colleagues, partners and customers.

An accountant working with a few companies simultaneously collects a lot of puzzles.

There’s no denying any accountant must always be aware of the client’s working processes. He takes an active part in the process of meeting challenge.  He always should know when to put the “needed” piece of the puzzle in.

Though how to switch swiftly between the companies without wasting time on looking for initial point of document processing and elaborating the plan of work.

Everything goes fast and naturally as I have my own channel of information on PayTraq and that is the event feed.

The event feed is a data stream formed with records about all the current processes of the business such as purchase and sale or payments.

The event feed is compiled of the records related to the companies an accountant operates with.

The feed shows not only that a document has been created but also that its status has been changed, for example from “waiting for payment” to “paid”. As for money, the record in the feed then conveys the gain and loss recognition, in other words accounting transaction.

So, the event feed offers the following advantages:

The first is the fast revising of the clients' and colleagues' latest activities. This contributes for working out the document processing plan and for providing high-quality accounting services.

Secondly, monitoring of the feed sheds light on the frequency of document processing and release of accounting data, which helps to organize your working time and delegate the responsibility between the colleagues.

Thirdly the feed provides the control of tasks and errands fulfillment, both between the colleagues and between the client and the accountant. The control diminishes the down-time and facilitates continuous document processing, which consequently expands the range of accounting services.

You might have gathered the impression that only an accountant gains advantages from the use of the event feed. That is certainly not the case!

Not only an accountant can use the event feed efficiently. The manager will have a stream of  up-to-date information not only to keep an eye on what is going on, but to supervise the fulfillment of tasks as fast as possible.

The feed allows clients to be constantly aware of an accountant's work. That is as well important and positive, because they see which processing stage their company is in and what period is current for the accounting data. Thus such an approach brings harmony to the relationship with a customer.

It's necessary for a client to have a free access to the results of work of an accountant employed for outsourcing partnership not in a transaction form but in a common one.

Moreover, the feed has a weekly digest. It’s “a summary” of the debit, credit and cash balances for a week. It also comprises the revenue, the expences and the operating profit since the beginning of the financial year. In other words, the key figures to estimate a week in the life of a business.