MirZnaet.ru

Лучшее из переведенного

Организация и управление системой выплаты заработных плат просмотров: 964

Первые шаги предпринимателя.


 


Перед тем как информировать государственные власти о намерении стать предпринимателем, убедитесь, что ваш почтовый ящик способен вместить весь поток будущей корреспонденции. В июле 1988 в редакцию газеты «Таймс» (The Times) пришло письмо от предпринимателя, получившего 30 разных документов общим объемом 503 страницы, каждый из которых должен быть заполнен на каждого работника.


Первым делом сообщите в местное налоговое отделение, что собираетесь кого-то нанять. В свою очередь, вам пришлют «стартовый пакет», содержащий всю необходимую информацию о функционировании системы «Заработал – плати» (система сбора подоходного налога путем автоматического вычета из заработной платы). Здесь же будут налоговые таблицы, информационные буклеты, как о подоходном налоге, так и о взносах в государственную систему страхования, рабочие листы (используются при анализе пробного бухгалтерского баланса) для вычета и прочие бланки, номера и названия  которых будут встречаться в этой книге. На рассмотрение вашего запроса потребуется некоторое время, так как все зависит от того, какие формы, буклеты и прочие документы на данный момент имеются в этом налоговом отделении.


Если вас пугает количество книг и буклетов, и вы чувствуете, что не сможете одновременно справляться и с компанией и налогами, лучше всего найти бухгалтера, который будет делать это за вас.


Еще один совет, помимо рекомендации отнестись с вниманием к набору персонала: разберитесь с платежными ведомостями. Система автоматического вычета подоходного налога из заработной платы кажется в целом очень сложной, но становится намного проще при рассмотрении всех пунктов по отдельности. Если надо выдать зарплату в пятницу, не откладывайте все расчеты на последний момент. Учитывайте, что все ваши работники, пребывающие в счастливом и достаточно громком ожидании получения денег перед выходными не дадут вам произвести нужные подсчеты в столь необходимых для этого тишине и покое.


Налоговое отделение проинформирует инспектора о вашем новом статусе и присвоит вам новый номер ИНН, который будет использоваться при внесении денег на счет в ежемесячных квитанциях о выдаче заработной платы и при оплате налогов.


Обычно министерство социального обеспечения не высылает бланки государственного страхования, когда вы только начинаете принимать людей на работу. Их не будет в стартовом пакете, но можно получить в отделении министерства соц. Обеспечения. Ваш денежный страховой взнос вместе с вычетом подоходного налога отправляется инспектору, поэтому не требуется получать номер соц. Обеспечения (отличный от номера сборщика налогов).


Записи о заработных платах являются частью нормативной документации, просматриваемой в конце рабочего года бухгалтером. Все записи, которые необходимо будет совершить, более подробно описаны в разделе 4. Вам и вашим бухгалтерам будет намного проще найти информацию, если все документы аккуратно и правильно заполнены и разложены по порядку. Это поможет вам сэкономить время при проверке отчетности, ведь время – это деньги. Ваши деньги.


 


Запуск системы


 


Перед тем, как назначать дату выплаты зарплаты, стоит принять несколько решений: о частоте и способе выдачи денег. У ваших работников могут быть свои соображения на этот счет, но если вы уже отдали предпочтение какой-то системе, вероятнее всего, работникам придется с этим согласиться.


 С каждым годом люди все чаще получают зарплату чеком или банковским переводом. После отмены законов, ограничивающих систему оплаты труда товарами в 1986, работники не имеют права требовать выплаты денег наличными, поэтому не стоит предлагать такой вариант. Перевозка денег – опасная и дорогостоящая операция, которую, по возможности, рекомендуют избегать. Достаточно крупные предприниматели используют банкирскую автоматическую клиринговую систему, о которой подробнее в разделе 5.


  Использование системы АВПН отнимает много времени, хотя расчеты мало чем отличаются друг от друга в случае выплачиваете ли вы деньги раз в неделю или раз в месяц. Предпочтительно делать выплаты с периодичностью раз в месяц, чтобы делать расчеты 12 раз в год, а не 52, как для людей, получающих зарплату еженедельно.


Работники, получающие зарплату наличными или получающие ее еженедельно, при переходе на ежемесячную выплату или банковские перечисления будут рассчитывать на некое поощрение. Вам удастся избежать лишних выплат и ненужных обсуждений, если желаемые правила будут сразу установлены. Бывают случаи, когда в обсуждении принимают участие представители профсоюзов, которые могут согласиться на уступку, такую, как например, выдача зарплаты 25 числа каждого месяца вместо последнего числа каждого месяца.


У вас может быть меньше вариантов для выбора, все зависит от характера выполняемой работы, рабочих часов, объема работы и прочих факторов, но, так как все это усложняет систему расчета, для более простого функционирования системы выплаты зарплаты стоит обойтись без этих трудностей. Если необходимо учитывать какие-либо осложняющие обстоятельства, рационально установить стандарты во время первой выплаты, и стоит включить учет переработок или иных пунктов в зарплату за следующий месяц, так как для проверки и обработки информации необходимо затратить время. В данном случае работники всегда будут получать заработную плату в полном объеме, за исключением первой выплаты и премии за переработку и выплат по увольнению. Если сотрудники не согласны на сдельные выплаты, обычно все урегулируется решением о надбавке к первой зарплате, примерно равной размеру премии на следующий расчетный день. Получение аванса можно уточнять либо в день получки, либо при увольнении работника.


 


2


Налоговый год


 


По различным причинам год в системе АВПН начинается 6 апреля и заканчивается, соответственно 5 апреля. То есть Налоговый год 1991/92 начинается 6 апреля 1991 и заканчивается 5 апреля 1992. В конце каждого налогового года проводится подсчет всех выплат и вычетов, и налоговые декларации передаются в Управление налоговыми сборами для налогообложения, Государственную службу страхования (ГСС) для выплаты пособий по болезни и по уходу за ребенком (см. Раздел 4).


У работников с ежемесячными выплатами 12 расчетных дней в налоговом году, обычно включая период с 30 апреля по 31 марта, в любой выбранное вами число. У получающих зарплату еженедельно в году 52 дня получки, первая из которых выпадает на неделю, начинающуюся 6ого апреля, а последняя – на неделю, заканчивающуюся 5 апреля. Это и есть дата выплаты, определяющая какой налоговый период будет использоваться для подсчета подоходного налога.


В обычном году 365 дней, а в високосном 366, поэтому для возможности расчета людей с еженедельным окладом помимо 52 расчетных дней может периодически появляться еще один, выпадающий 4-5 апреля. Его необходимо включать в год, закачивающийся 5 апреля, в связи с чем существует специальная система выплаты, описанная в 4 Разделе. Этих сложностей можно избежать, если выплаты будут совершаться раз в месяц.


Налоговую неделю или месяц вместе с днем выплаты можно выбрать согласно календарю, расположенному на первых страницах «Помощника предпринимателя по системе АВПН» (брошюра P7), либо в таблицах необлагаемых налогом выплат, на верху каждой страницы.


 


Налоговые коды


 


Каждый житель Великобритании имеет право на скидку с подоходного налога с учетом его личных обстоятельств. Чаще всего их определяет налоговое отделение, работающее с вашей компанией. Размер личной скидки  высчитывается из суммы, которую человек может заработать за год без учета вычета подоходного налога. Следовательно, эта скидка – необлагаемая налогом выплата работодателя. Для функционирования системы АВПН в течение всего года, размер скидки высчитывается в зависимости от количества необлагаемых налогом выплат за каждый месяц или неделю. Налоговое отделение трансформирует эту скидку в специальный код, устанавливаемый согласно закону для каждого отдельного человека, о чем оповещается работодатель. Этот код должен всегда соблюдаться, вплоть до присвоения нового кода.


Большинство кодов применяются одновременно, так что сумма скидки в первый месяц будут равняться 1/12 части общей суммы, рассчитанной на год, такая же сумма (1/12) будет для второго месяца и так далее. Следовательно, к концу года работник получит скидку в полном объеме. Если скидка была перечислена единовременно, ее предоставление осуществляется другим способом. Подсчеты выполняются в каждый расчетный день, до вычетов, так что общая сумма скидки может быть вычислена на момент установления общей суммы,   подлежащей обложению налогом.


Могут возникать ситуации, когда невозможно применять расчет нарастающим итогом, вместо него рационально использовать еженедельный  или ежемесячный итог. Это означает, что налог высчитывается для каждой недели как для первой недели налогового года, при этом не возникает нарастающего итога. Налоговое отделение уведомит вас,  если использование последнего метода будет предпочтительно. В некоторых случаях вам самостоятельно придется принимать решение, как например, в случае с новыми работниками (см. Главу 5).


 


Чрезвычайный налоговый код


 


Бывают  такие ситуации, когда налоговое отделение не предоставляет налоговый код для какого-либо работника. В данном случае необходимо временное применение  чрезвычайного налогового кода для новых работников. Согласно ему, человеку предоставляется скидка с подоходного налога с еженедельным подсчетом. Правила присвоения кодов новым работников описаны в главе 5.


 


Налоговые таблицы.


 


К дате выплаты работодатель должен производить расчеты заработной платы работников до вычетов для определения размера облагаемой и не облагаемой налогом суммы, также и сумму, подлежащую вычету. Для этого используются таблицы по исчислению выплат, необлагаемых налогом и таблицы по исчислению налоговых выплат, которые прилагаются к стартовому пакету. По таблицам по исчислению выплат необлагаемых налогом вычисляется размер не облагаемой налогом суммы на каждый платежный период в течение всего года, так же как и использование личного кода работника может определять сумму, необлагаемую налогом. Если к вам устраивается работать человек, некоторое время не работавший, то не используется скидка с подоходного налога, полагавшаяся за несколько недель или месяцев, она будет учтена при использовании накопительной  системы.


Сумма, необлагаемая налоговыми выплатами для платежного периода, определяется один раз (высчитывается из зарплаты до вычетов). Размер облагаемых налоговых выплат определяется по таблицам исчисления налоговых выплат, что определяет размер должной суммы налоговых вычетов. Более подробные инструкции смотрите в разделе 4.


Налоговые таблицы составлены для любого размера подоходного налога, в соответствии с изменениями в бюджете канцелярии. Если происходят изменения в размере налога в бюджете, то работодателям высылаются новые таблицы с руководством по использованию. Согласно Бюджету, скидки с подоходного налога увеличиваются, все детали касательно этого роста высылаются работодателям в форме R7X, вместе с инструкциями.


 


3


Кого называют служащим


 


Система автоматических выплат подоходного налога (АВПН) затрагивает всех работников и руководящий состав, так как директора организаций с ограниченной ответственностью также являются работниками, хоть и своих собственных компаний. И тогда бывает трудно определить, является ли человек вашим служащим или же он работает на себя. Разница здесь заключается в типе подписанного договора – «трудовой договор» или «Договор с работником или «Договор об оказании услуг» - заключаемым компанией с человеком, работающим не по найму.


Система АВПН возлагает на работодателей установленные законом обязанности соблюдать АВПН для работников,   из-за чего возникают разные мнения относительно статуса некоторых «служащих». Например, работодатель может решить, что какой-то человек работает не по найму, соответственно совершать вычеты АВПН, а спустя несколько месяцев или лет Управление налоговых сборов может вынести решение с опорой на имеющиеся у них данные, что этот человек являлся и является работником компании и обязать работодателя выплатить все невычтенные суммы. Так как производить вычеты прямая обязанность работодателя, в случае ее неисполнения, управление будет взыскивать невыплаченные суммы не со служащего, а с предпринимателя. Так, неправильно принятое решение может дорого обойтись.


 


При принятии решения о статусе служащего необходимо принимать в расчет следующее:



  • В чьем помещении выполняется работа и чье оборудование используется?

  • Кто выполняет ежедневный контроль над работой этого человека?

  • Оплачивается ли отпуск и больничный? Участвует ли этот человек в пенсионной программе компании?

  • Подвергается ли человек какому-либо финансовому риску?  Использует ли он свои управленческие способности или принимает решения?


 


Решение работодателя и служащего будет недостаточным для удобства работника для определение последнего как работника не по найму, когда факты говорят об обратном. При наличии сомнений рекомендуется обратиться в местное налоговое отделение, либо получить от человека, работающего не по найму, получить подтверждение статуса из его налогового отделения.


Налоговое отделение предоставит вам брошюру IR56, где говорится о многих пунктах, требующих внимания. Она предоставляется для ознакомления работнику, позиционирующему себя как работника не по найму, после чего необходимо дождаться его комментариев. Тем временем, следует продолжать соблюдать систему АВПН.


Приняв обязательства соблюдать систему АВПН необходимо знать, особые случаи, в каких требуется соблюдать определенные предписания. Если решения связанные с новым сотрудником вызывает затруднения, следует обратить к главе 5, где подробно описаны все шаги действий... 

- 1 +    дата: 6 декабря 2012    переводчик: Иванова Вера Евгеньевна    язык оригинала: английский    Источник: http://www.amazon.co.uk/How-Set-Run-Payroll-System/dp/1850919550