Слишком много совещаний – пустая трата времени.

Что лидеры корпораций делают весь день? Большинство времени они тратят на совещания. Ничего удивительного: где, как не на собраниях устанавливаются правила командной работы, без которых понятия корпорации не существовало бы.

Совещания, как и команды, не обязательно достигают своих целей. По результатам последнее исследование американскими консультантами Synectic стало известно, что менеджеры старшего и среднего звена провели больше трех четвертей своего времени на совещаниях. В среднем, только 12% менеджеров считают свои совещания продуктивными. В компаниях с высокой производительностью этот показатель составил 25%, а с низкой -  упал до 2%.

«Несмотря на это, мы уже практически не можем без этого обойтись» - относительно угрюмо размышляет Джонатан Дей из McKinsey. Действительно, уметь провести совещание -это искусство, и растущее число компаний (включая Synectic, которая скромно заявляет о проведении лучших совещаний в мире) предлагают свою помощь. Множество совещаний, конечно же, происходит в коридоре или за чашкой кофе, и именно они являются наиболее эффективными, так как они спонтанные и быстрые. Больше собрания более проблематичны. Специалисты по проведению совещаниям говорят, что это происходит из-за халатного и несерьезного отношения к планированию, месторасположению, выбору приглашенных участников и целей собрания. Таким образом, доминируют скучные личности и неважные идеи.

Основные цели совещаний это обмен информацией или решение проблем. В первом случае, один из адвокатов Synectic Роджер Нил, просит всех участников собрания сказать, что в конечном счете они для себя уяснили и изменить свое мнение, если оно оказалось ложным. Для собраний с целью решения проблем, основная идея не состоит только в мозговом штурме и генерировании идей, но так же в том, чтобы воплотить эти идеи в реальность. Он так же считает очень мудрым спрашивать людей о том, что им понравилось, потому что покритиковать мы всегда успеем. Пессимизм, скептицизм и сложные задачи всегда вызывают неприятности.

Что всё-таки делает совещания важными для компаний, так это то, что здесь и формируются команды. Именно поэтому компании должны учиться их проводить. Профессор Стэндфордской школы бизнеса Дэвид  Бредфорд, который изучает команды, доказывает, что на совещаниях зачастую тратится огромное количество времени. Например, в одной компании было проведено 3 совещания для разработки дизайна визиток. Чтобы получить необходимый результат, нужно правильно формулировать задачи. Если вы хотите инвестировать в Китай, не разглашайте, что вы хотите это сделать и не спрашивайте делать это или нет. Наоборот, заручитесь помощью коллег, сказав им: «Мы хотим выйти на китайский ранок: как нам это сделать?»